L'istituzione degli Uffici per le Relazioni con il Pubblico (URP) è regolata dalla Legge 7 giugno 2000, n. 150, che ne ha reso obbligatoria l'istituzione per tutte le Pubbliche Amministrazioni. Gli URP furono introdotti inizialmente con il Decreto Legislativo n. 29 del 1993 per supportare l'attuazione della Legge n. 241 del 1990 sulla trasparenza amministrativa, garantendo ai cittadini l'esercizio dei diritti di informazione, accesso e partecipazione.
Al fine di garantire la piena attuazione della L.241/90 è intervenuto il D.Lgs. 165 /2001 art.11 il quale porta a compimento la riforma del lavoro alle dipendenze delle Amministrazioni Pubbliche.
Tra le diverse funzioni svolte dalla SOSD Relazioni Interne ed Esterne, si segnalano:
sovrintende allo svolgimento dei compiti di informazione, accoglienza, tutela e partecipazione - D.Lgs. 502/1992 art. 14 - assicurando l'uniformità delle condotte;
assicura, di concerto con la Direzione Medica Ospedaliera e con le Strutture di Staff della Direzione, la promozione, lo sviluppo ed il monitoraggio del miglioramento continuo della qualità percepita dagli utenti e la loro soddisfazione in riferimento all'assistenza sanitaria ricevuta;
collabora con le altre strutture sanitarie, tecniche ed amministrative per garantire le necessarie informazioni all'utenza su servizi, tempi e modalità di erogazione delle prestazioni, e sugli standard previsti dalla Carta dei Servizi online dell'Azienda;
collabora inoltre alla predisposizione e diffusione di materiali informativi riguardanti la localizzazione e organizzazione dei servizi aziendali e le relative procedure di accesso;
sovraintende alla funzione di tutela, provvedendo alla gestione e alla presa in carico dei reclami e delle segnalazioni in qualunque forma presentati, alla loro registrazione e all'analisi finalizzata all'individuazione delle criticità del sistema, alla conoscenza dei bisogni e alla loro risposta, anche in relazione alla soddisfazione dell'utenza;
promuove e sviluppa, su mandato della Direzione Generale, i programmi per la valutazione dei bisogni, delle aspettative, delle preferenze e della soddisfazione dei cittadini;
collabora con la Direzione Medica Ospedaliera alla realizzazione ed all'aggiornamento dei Regolamenti che disciplinano gli accessi e la sosta nelle aree interne all'area ospedaliera;
cura la realizzazione e l'osservanza del Regolamento Aziendale di Tutela. In tale ambito effettua la raccolta e la gestione delle segnalazioni da parte degli utenti e, d'intesa con le strutture organizzative interessate, predispone azioni di miglioramento per la gestione delle aree critiche;
gestisce i rapporti con le Associazioni di Volontariato, amministrando il Registro aziendale delle stesse, la loro operatività all'interno dell'Azienda e partecipando alla costituzione ed alle attività dell'Assemblea delle Associazioni e del Comitato di Partecipazione con funzioni di segreteria e di membro effettivo;
collabora con la Direzione Medica Ospedaliera e con gli staff della direzione nella pianificazione, ideazione e realizzazione di progetti specifici legati alla umanizzazione e alla centralità della persona, al miglioramento del comfort alberghiero, alla facilitazione ed alla semplificazione dei percorsi;
collabora all'organizzazione delle attività del gruppo redazionale per l'aggiornamento e l'implementazione del portale aziendale e della sezione Amministrazione Trasparente;
organizza, gestisce e coordina tutte le attività di informazione e comunicazione interna collaborando con le Strutture Organizzative Aziendali nell'ideazione, organizzazione, stampa e distribuzione di materiali editoriali provvedendo anche al periodico aggiornamento degli strumenti di comunicazione e di informazione interna;
cura l'immagine aziendale, l'informazione e la comunicazione esterna istituzionale e, attraverso l'Ufficio Stampa, cura i rapporti con i mass media e predispone piani di comunicazione su progetti specifici;
organizza, gestisce e coordina il sistema di comunicazione basato sulla tecnologia multimediale finalizzato a mettere a disposizione contenuti informativi online multimediali ed interattivi (testo, foto, audio, video, infografica) fruibili sia all'esterno dell'Azienda (per comunicare l'identità aziendale, facilitare l'accesso ai servizi e stimolare la partecipazione del cittadino) sia all'interno della struttura (per stimolare il senso di appartenenza);
organizza e realizza eventi speciali: inaugurazioni, campagne di comunicazione, convegni e conferenze;
organizza, gestisce e coordina le attività del "Centro Accettazione Dichiarazioni di volontà"(ex L.91 del 01/04/1999) d'intesa con il Sistema Informativo Trapianti;
gestisce i rapporti con gli operatori addetti al servizio di assistenza religiosa;
cura le iniziative che riguardano programmi di formazione ed aggiornamento legati alla comunicazione, alla relazione e al miglioramento della qualità, negli aspetti specificatamente non sanitari;
cura i rapporti con le istituzioni per la realizzazione di percorsi di comunicazione e gestione di progetti regionali finalizzati alla tutela dei soggetti deboli e di cittadini affetti da particolari patologie.